Компания хранит резюме кандидатов после закрытия вакансии. Нужно ли получать отдельное согласие?

После завершения подбора цель обработки обычно достигнута. Резюме отклонённого кандидата нельзя бессрочно хранить «на будущее»: для кадрового резерва нужны отдельная цель, понятный срок и надлежащее согласие.

На этапе конкретной вакансии работодатель обрабатывает данные для принятия решения о найме. После отказа сведения должны быть уничтожены в установленный период, если нет другого законного основания. Разъяснения Роскомнадзора указывают на уничтожение данных отклонённого соискателя в течение 30 дней и отдельно требуют согласия для кадрового резерва.

Согласие на резерв должно объяснять, какие вакансии и компании охватываются, какие данные остаются, срок хранения, каналы связи и способ исключения. Нельзя автоматически переносить все резюме из почты в многолетнюю базу. Если данные пришли через рекрутинговую платформу, нужно проверить роли платформы и работодателя, условия доступа и удаление копий.

Резюме, которое невозможно связать с конкретным отправителем и согласием, создаёт отдельный риск. Процесс должен завершаться решением: трудовой договор, резерв с подтверждённым основанием или уничтожение с актом/журналом.

Что делать по шагам

1. Разделить текущий подбор и резерв

Определите, для какой конкретной вакансии получено каждое резюме.

2. Зафиксировать решение по кандидату

Дата отказа запускает срок завершения первоначальной цели.

3. Получить отдельное согласие на резерв

Укажите срок, будущие вакансии, объём данных и способ отзыва.

4. Удалить лишние копии

Проверьте почту, CRM, папки сотрудников и экспорт из рекрутинговой платформы.

5. Документировать уничтожение

Ведите журнал или акт, подтверждающий выполнение политики хранения.

Какие документы и доказательства собрать

Риски, сроки и исключения

Бессрочный резерв

Фраза «до отзыва» без реальной цели и контроля срока создаёт избыточное хранение.

Копии у менеджеров

Удаление из HR-системы не уничтожает письма и локальные файлы.

Передача группе компаний

Согласие одному работодателю не всегда охватывает других юридических лиц.

Когда общего ответа недостаточно

Нужен специалист, если база резюме накоплена за годы, используется внешний рекрутер, кандидаты передаются группе компаний, запрашиваются специальные категории данных или нет подтверждений согласия.

Связанные материалы

• В офисе установлены камеры с записью звука. Какие уведомления и основания нужны работодателю? — https://oreshkin-urist.ru/vopros-otvet/ofise-ustanovleny-kamery-zapisyu-zvuka-uvedomleniya-osnovaniya/

• На сайте стоят счётчики аналитики и рекламные пиксели. Достаточно ли обычного cookie-баннера? — https://oreshkin-urist.ru/vopros-otvet/sayte-stoyat-schetchiki-analitiki-reklamnye-pikseli-dostatochno/

• Персональные данные для бизнеса — https://oreshkin-urist.ru/uslugi/personalnye-dannye/

О правовой оценке

Ответ носит общий информационный характер. Правовая оценка зависит от документов, сроков, фактических действий сторон и редакции применимых правил на дату события.